Mit Desksharing zu mehr Flexibilität und Effizienz
Flexiblere Flächennutzung, zufriedenere Teams, geringere Kosten: Das ist im besten Fall die Wirkung von erfolgreichem Desksharing.
Wir erklären Ihnen, wie Desksharing funktioniert, worauf es wirklich ankommt und wie der Einstieg sicher und fair gelingt.
Dieser Beitrag zeigt …
- was Desksharing ist,
- wie sich eine durchdachte Steuerung gestaltet,
- welche Vorteile und Herausforderungen das Modell mit sich bringt,
- welche sechs Leitlinien Desksharing erfolgreich machen,
- was bei Ausstattung und Organisation zu berücksichtigen ist.
Was ist Desksharing (Desk-Sharing / Desk Sharing)?
Desksharing, auch Desk-Sharing oder Desk Sharing genannt, bedeutet, dass Mitarbeitende keine festen Schreibtische haben, sondern Arbeitsplätze gemeinsam nutzen („shared desks“). Desksharing entstand in Zusammenhang mit Konzepten wie Open Space und Activity Based Working, darf aber nicht mit ihnen verwechselt werden: Hier sind keine baulichen Veränderungen nötig, die Schreibtischnutzung steht im Fokus
Mit dem Aufkommen hybrider Arbeitsmodelle und vermehrtem Homeoffice hat Desksharing in den letzten Jahren stark an Bedeutung gewonnen. Damit ist es nicht nur ein Bürotrend, sondern ein zentraler Bestandteil moderner Workplace-Consulting-Strategien. Diese helfen Unternehmen dabei, Arbeitsumgebungen optimal zu nutzen und an die Bedürfnisse der Mitarbeitenden und die Anforderungen der Geschäftsprozesse anzupassen. Desk Sharing verändert nicht nur Räume, sondern auch Zusammenarbeit und Kultur.
Mit durchdachter Steuerung zu erfolgreichem Deskharing
Desksharing verändert nicht nur Räume, sondern auch die Zusammenarbeit und damit die Unternehmenskultur. Damit das Modell funktionieren kann, müssen mehrere Bausteine zusammenwirken:
Ziel des
Desksharings klären
Flächennutzung und Präsenzmuster analysieren
Regeln und Quoten
entwickeln
Technische Grundlagen
umfassend prüfen
Ausstattung
anpassen und implementieren
Akzeptanz durch transparente Information und Partizipation herbeiführen
Vorteile von Desk Sharing –
mehr als nur Kosteneinsparungen
Aus unserer Erfahrung und nach Feedback unserer Kunden kann Desksharing einen umfassenden Mehrwert auf zahlreichen Ebenen schaffen:
- Effiziente Flächennutzung: Die Flächenverdichtung durch Desk-Sharing sorgt für weniger leere Flächen, höhere Auslastung sowie geringere Miet- und Betriebskosten.
- Weniger verwaiste Flure: Auf kleineren Flächen treffen Menschen häufiger aufeinander. So wird das Büro zum Ort der Begegnung.
- Clean Desk: Wird täglich der Arbeitsplatz gewechselt, ist die Einführung einer Clean Desk-Policy unumgänglich. Diese sorgt einerseits für mehr Ordnung und Sauberkeit; andererseits unterstützt sie den Datenschutz, da Dokumente nicht offen auf den Schreibtischen liegenbleiben können.
- Kollaboration: Flexible Arbeitsplatzwahl ermöglicht die Wahl der Tischnachbarn. Konstruktive Zusammenarbeit und Innovation können so gefördert werden.
- Kultur: Wer den Platz wechselt, baut Barrieren ab und entdeckt neue Perspektiven. Abteilungsübergreifendes Desksharing unterstützt Netzwerken auch über das eigene Team hinaus.
- Flexibilität: Die Flächeneinsparung durch Desksharing ermöglicht die Einführung weiterer Raumtypen mit alternativen Arbeitsorten für Fokusarbeit, Projektarbeit oder Austausch.
- Attraktivität & Nachhaltigkeit: Moderne Arbeitswelten zahlen auf Employer Branding ein und liefern einen Beitrag zu Corporate Sustainability durch weniger Fläche und Emissionen.
Herausforderungen von Desk Sharing –
worauf Unternehmen achten sollten
Auch wenn Desksharing viele Chancen bietet, bringt das Modell einige Herausforderungen mit sich, die bei der Einführung berücksichtigt werden sollten:
- Identifikation mit dem Arbeitsplatz: Wenn der persönliche Schreibtisch entfällt, fehlt vielen Mitarbeitenden zunächst das Gefühl, anzukommen. Die Fläche kann anonym wirken.
- Rüstzeiten beim Platzwechsel: Der tägliche Wechsel zwischen Arbeitsplätzen und die Neuorganisation aller Materialien erfordert zusätzliche Zeit, insbesondere in der Anfangsphase.
- Unterschiedliche Anforderungen je nach Rolle: Nicht jede Tätigkeit oder Position profitiert von einem flexiblen Arbeitsplatzmodell. Für manche Rollen sind feste Arbeitsplätze effizienter.
- Mischmodelle: Spannungen entstehen dort, wo flexible und feste Plätze aufeinandertreffen, z. B. wenn Führungskräfte ihre Büros behalten.
- Datenschutz und Vertraulichkeit: Sensible Daten und vertrauliche Gespräche lassen sich in geteilten Flächen schwerer schützen.
Sechs Leitlinien, damit Desksharing funktioniert
Die größten Herausforderungen von Desksharing liegen hauptsächlich in Haltungen, Routinen und Erwartungen. Damit Desksharing im Alltag reibungslos und fair läuft, braucht es verbindliche Spielregeln. Werden diese Spielregeln als Rahmenbedingungen berücksichtigt und kontinuierlich geprüft und angepasst, kann Desk Sharing zum großen Erfolgsfaktor werden. Wichtig ist dabei zu verstehen, dass diese Regeln je nach Unternehmen und Bedürfnissen unterschiedlich stark gewichtet und in unterschiedlicher Ausführung umgesetzt werden müssen.
Homezones definieren
Homezones sind klar definierte Bereiche innerhalb eines Büros, die einer Abteilung, einem Team oder einer Projektgruppe für Desksharing zugewiesen sind. Innerhalb dieser Zonen suchen sich Mitarbeitende täglich einen freien Arbeitsplatz. Dieses Modell erleichtert die Orientierung und stärkt die Identifikation mit dem Arbeitsumfeld, da Teams einen erkennbaren „Heimathafen“ haben. Auch Stauraumplanungen und datenschutzkonforme Lösungen werden durch die Definition von Homezones erleichtert.
Prinzipien entwickeln
Regeln definieren klar, was beim Desksharing erlaubt oder verboten ist. Sie schaffen Sicherheit, können aber auch starr wirken. Prinzipien hingegen geben Orientierung, ohne jedes Detail zu kontrollieren. So fördern sie Eigenverantwortung und gemeinsame Haltung. Teams können ihre eigenen Prinzipien entwickeln und sichtbar im Raum verankern, z. B.: „Ich nehme Rücksicht auf Pausen, Lautstärke und die Bedürfnisse anderer.“
Ausnahmen objektivieren
Wenn bestimmte Rollen oder Personen dauerhaft feste Arbeitsplätze behalten, sendet das immer ein starkes Signal an alle anderen. Ausnahmen sollten daher nur dort gemacht werden, wo sie sachlich nachvollziehbar sind, z. B. bei besonderen Datenschutz- oder Sicherheitsanforderungen. Transparenz ist entscheidend: Privilegien ohne objektiven Grund untergraben Akzeptanz und fördern Misstrauen.
Führungskräfte einbeziehen
Führungskräfte können bewusst vorangehen, indem sie sich selbst in die gemeinsame Fläche integrieren. Das sorgt nicht nur für Vorbildwirkung, sondern schafft Nähe und Vertrauen. Führungskräfte erleben das System selbst und signalisieren, dass Desksharing für alle gilt – nicht nur für die Mitarbeitenden. Diese Haltung wirkt stärker als jede formale Regel und erleichtert den gesamten Veränderungsprozess.
Clean-Desk leben
Alle Arbeitsplätze werden sauber und neutral hinterlassen, frei von persönlichen Gegenständen oder Unterlagen. Das lässt sich in der Regel ohne Umstellung von Prozessen oder Investitionen einführen und erleichtert die Zusammenarbeit im Desksharing enorm.
Neue Identifikation schaffen
Wenn persönliche Schreibtische entfallen, muss neue Identifikation entstehen. Teams sollten gemeinsam erarbeiten, wie sich die Fläche lebendig anfühlt. Das geht z. B. durch teamindividuelle Boards mit Bildern und Zitaten, sichtbaren Teamzielen oder Erfolgen.
Unser Tipp aus der Praxis:
Führungskräfte können bewusst vorangehen, indem sie sich selbst in die gemeinsame Fläche integrieren. Das sorgt nicht nur für Vorbildwirkung, sondern schafft Nähe und Vertrauen. Führungskräfte erleben das System selbst und signalisieren, dass Desk Sharing für alle gilt – nicht nur für die Mitarbeitenden. Diese Haltung wirkt stärker als jede formale Regel und erleichtert den gesamten Veränderungsprozess.
Ausstattung und Organisation –
die Basis für funktionierendes Desksharing
Funktionierendes Desksharing steht und fällt mit klaren Strukturen, sowohl in der physischen Ausstattung als auch in der organisatorischen Begleitung. Besonders wichtig sind dabei folgende Bereiche:
Desksharing mit Quote
Eine gute Desksharing-Quote ist wichtig. Sind zu viele Arbeitsplätze eingeplant, verpufft der Effekt, sind es zu wenige, entsteht Frust. Eine klug gewählte Balance sichert Effizienz und Akzeptanz gleichermaßen. Häufig genutzte Quoten liegen zwischen 0,5 und 0,7. D. h., dass auf 100 Mitarbeitende 50 bzw. 70 Arbeitsplätze kommen.
Standardisierte Arbeitsplätze
Alle Arbeitsplätze sollten möglichst gleich ausgestattet sein, damit jeder Wechsel unkompliziert bleibt. Höhenverstellbare Tische und Stühle fördern die Ergonomie des Arbeitsplatzes und ermöglichen eine ideale Anpassung durch die Mitarbeitenden. Einheitliche technische Schnittstellen wie Dockingstations begünstigen zusätzlich den schnellen Auf- und Abbau der individuellen Endgeräte.
Stauraum-Lösungen
Wenn kein fester Schreibtisch mehr vorhanden ist, brauchen persönliche Gegenstände und Arbeitsmaterialien einen sicheren Ort. Hier bieten sich zentralisierte Schließfächer oder modulare Stauraumsysteme an.
Kommunikation und Transparenz
Desksharing bedeutet Veränderung. Deshalb ist es wichtig, frühzeitig zu erklären, warum das Modell eingeführt wird, wie der Prozess aussieht und welche Ziele damit verfolgt werden. Offene Kommunikation reduziert Unsicherheiten und fördert Akzeptanz. Dabei hilft es, frühzeitig Mitarbeitende einzubeziehen und Führungskräfte als Vorbilder einzusetzen. Desksharing wird nur dann nachhaltig gelebt, wenn Menschen das Modell verstehen, mitgestalten und erleben können. Dies gelingt durch gezieltes Change-Management.
Unser Tipp aus der Praxis:
Digitale Tools zur Buchung oder Verwaltung sind hilfreich, sollten aber nur dann eingesetzt werden, wenn die Komplexität ohne sie nicht mehr steuerbar ist. Denn ein Tool kann zwar Planbarkeit schaffen, ersetzt aber oft die direkte Abstimmung in Teams und verringert damit die Kommunikation.
Mit Desksharing zum Erfolg – probieren Sie es aus!
Desksharing kann ein strategischer Hebel sein: für effizientere Flächen, bessere Zusammenarbeit und modernere Arbeitsweisen. Ob es gelingt, hängt nicht allein vom Konzept ab, sondern von der gemeinsamen Umsetzung im Alltag.
Eine Pilotfläche kann ein hilfreicher Start sein, um den Weg im Unternehmen zu ebnen.
Gerne helfen wir Ihnen dabei, Ihre Bedürfnisse zu identifizieren und gemeinsam ein maßgeschneidertes Konzept für Sie zu entwickeln.
